Цель проведения аудита:
Оценка уровня эффективности работы отдела в целом и его сотрудников, выявление и описание основных проблемных зон в работе подразделения (эффективность управления и контроля, наличие и работоспособность регламентирующей документации и т.д.), формирование рекомендаций по повышению эффективности работы отдела.
Этапы и формы работы:
- Беседа (интервью) с руководителем подразделения, оценка самим руководителем эффективности работы всего подразделения и отдельных сотрудников, описание его видения существующих на данный момент сложностей. Сбор информации о целях, задачах и ожидаемых результатах работы подразделения, оценка его технического и информационного обеспечения.
Время проведения: 3 часа.
- Анализ документации, регламентирующей повседневную работу отдела (положение об отделе, должностные инструкции, нормы и стандарты работы, показатели эффективности). Анализ текущей нормирующей документации (приказы по отделу, дисциплинарные взыскания и премии по отделу, текущие планы-отчеты работы).
Время проведения: 4 часа.
- Присутствие на совещаниях в отделе (любого масштаба), анализ эффективности проведения данный мероприятий, их соответствия заявленным регламентам (при их наличии), отношения руководителя отдела и сотрудников к данным мероприятиям. Не менее трех совещаний в отделе.
Время проведения: 4 часа.
- Проведение личного интервью сотрудников отдела (7 - 10 человек) и/или группового анкетирования. Определение уровня субъективной удовлетворенности своей работой и работой отдела, оценка уровня информированности и прозрачности управления, системы контроля и т.д.
Время проведения: 5 часов.
- Наблюдение непосредственно на рабочих местах. Оценка эффективности использования рабочего времени, анализ временных «ловушек», соответствия запланированных и реально воплощенных мероприятий, организации работы и передачи информации на рабочих местах.
Время проведения: 10 часов.
- Отчет по результатам проведенной работы. Обсуждение с Заказчиком полученных результатов, рекомендаций, предполагаемых дальнейших действий по работе с данным подразделением.
Время проведения: 2 часа.
Общее время на работу: около 28 присутственных часов при численности подразделения от 15 до 30 человек (при меньшей либо большей численности время проведения рассчитывается отдельно).
По результатам аудита предоставляется подробный отчет (в письменной и устной форме) с описанием типичных сложностей в работе отдела, анализом наличия и качества имеющейся в отделе документации, а также подробными рекомендациями по управлению отделом, дальнейшей оценке и повышению общей эффективности работы подразделения.
